Anti-Korruption und Compliance - Richtlinie

 
CMS - Richtlinie

Compliance Management System

ISO 37001 Anti-Korruption

ISO 37301 Compliance

DIPL.-ING. WILHELM SEDLAK GES.M.B.H.

Quellenstraße 163

1100 Wien

1          Organigramm / Organisation

In der aktuellen Version im Mitarbeiterportal unter Organisation - Unternehmen

2          GRUNDSÄTZE UNSERER COMPLIANCE POLITIK

2.1        UNSERE WERTE

Motiviert.

Wir haben genügend Handlungsspielraum und Entscheidungsmöglichkeiten im Rahmen unseres Aufgabengebietes. Unser Arbeitsplatz bietet uns die Möglichkeit, uns entsprechend unseren Fähigkeiten zu entfalten. Unterstützt durch optimierte Arbeitsmittel sind wir in der Lage, die vielfältigen Anforderungen bestmöglich und unter Berücksichtigung der eigenen Interessen zu erfüllen.

Innovativ.

Wir sind kontinuierlich auf der Suche nach neuen, besseren Produkten und Verfahrensweisen und verlassen im allgemeinen Fertigungsprozess auch „ausgetrampelte Pfade“, um scheinbar banale Arbeitsschritte besser zu gestalten. Zur Beschleunigung dieser Entwicklung betreiben und unterstützen wir Forschungsprojekte zu unterschiedlichsten Themen und entwickeln Lösungen für nicht alltägliche Bauaufträge.

Konsequent.

Wir handeln zielgerichtet und zielstrebig und reagieren kontinuierlich auf veränderte Verhältnisse, um Projekte zeitgerecht und effizient abzuschließen. Unsere jahrzehntelange erfolgreiche Tätigkeit spricht hier für uns, sowie unter Anderem

·         Hohes Qualitätsbewusstsein

·         Kurze Entscheidungswege

·         Kluges Risikomanagement

·         Personelle Kontinuität

2.2        Einhaltung von Richtlinien und Regeln, Compliancekultur

Als Compliancekultur werden die Grundeinstellungen und Verhaltensweisen, die von der Unternehmensleitung vermittelt werden, bezeichnet. Die Compliancekultur soll allen Unternehmensbeteiligten sowie auch Kunden und Lieferanten des Unternehmens die Bedeutung vermitteln, die das Unternehmen der Beachtung von Regeln beimisst, und damit bei allen Beteiligten die Bereitschaft zu regelkonformem Verhalten fördern.

Eine wirksame Compliancekultur erfordert aber neben solchen „offiziellen“ Kommunikationen vor allen Dingen eine Spiegelung der Grundsätze im tatsächlichen Handeln und Auftreten aller Unternehmensverantwortlichen auf allen Managementebenen.

Werte können nur glaubhaft vermittelt werden, wenn diese auch erkennbar von den Vermittelnden selbst gelebt werden. Wenn wir unsere eigenen Regeln ständig „unterwandern“, „beugen“ oder „umgehen“ dann werden dies die Mitarbeiter wahrnehmen und dasselbe tun.

Sollte die Einhaltung unserer Regeln aus verschiedenen Gründen nicht oder nur schwer möglich sein, so ist die Regel von uns zu hinterfragen und ggf. neu zu gestalten.

Auf Basis unseres Führungskodex haben wir folgende gemeinsame Ziele hinsichtlich Umgang und Umsetzung von Compliance festgelegt:

2.2.1        Verschwiegenheit, Vertraulichkeit

Unser gegenseitiges Vertrauen erlaubt es uns nicht Firmenangelegenheiten (Personal-, Strategie- oder organisatorische Angelegenheiten) mit Außenstehenden oder Mitarbeitern zu

besprechen, es sei denn, dies ist in der Ausübung unserer regulären Tätigkeit erforderlich. Dies gilt, solange Vertraulichkeit geboten oder vereinbart ist.

Ebenso sollten wir keine Firmenangelegenheiten in öffentlichen Bereichen (wie z.B. Restaurants und Fahrstühlen) besprechen, in denen Ihre Unterhaltung mitgehört werden kann.

Was wir keinesfalls tun: Vertrauliche Informationen zu unserem eigenen Nutzen oder zum Nutzen einer anderen Person verwenden, außer, dies wurde im Vorfeld schriftlich von allen Informations- und Dokumentenbesitzern ausdrücklich genehmigt.

Vertrauliche Informationen und Inhalte oder Unterlagen über die Geschäfte werden gegenüber anderen Personen, Auftraggebern oder deren Kunden und Tochtergesellschaften nicht preisgeben, und zwar weder während der Zeit unserer Beschäftigung noch für eine unbestimmte Zeit, nachdem wir das Unternehmen verlassen haben.

Wir äußern uns in keinen öffentlichen Foren abfällig über das Unternehmen, seine Auftraggeber oder Kunden.

2.2.2        Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften

Alle Mitarbeiter/innen der Dipl. Ing. Wilhelm Sedlak GesmbH. GmbH haben Sorge zu tragen, dass Gesetze, interne Regelungen, Inhalte des Handbuchs und etwaige Vorschriften den jeweiligen Verantwortungsbereich betreffend und bei allen geschäftlichen Handlungen eingehalten werden.

Zur kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitsprozesse werden die relevanten Verhaltensweisen durch Schulungen und Vorträge immer wieder an die Mitarbeiter herangetragen.

2.2.3        Wertschätzender Umgang mit Kunden und Lieferanten

Wir pflegen einen durch Ehrlichkeit und Transparenz geprägten Umgang mit unseren Kunden und Lieferanten.

Unsere Leistungen sind in Hinsicht auf Qualität, Verfügbarkeit, Eigenschaften der angebotenen Produkte bzw. Dienstleistungen sowie Termingenauigkeit auf die Erwartungen und Anforderungen unserer Kunden ausgerichtet.

Wichtig sind uns die Kompetenz gezielt ausgewählter Lieferanten und Subunternehmer, weil Qualität und Wirtschaftlichkeit unserer Leistungen eine wichtige Rolle spielen.

Natürlich gehen wir davon aus, dass arbeits- und sozialrechtliche Gesetze und Regelungen von uns und unseren Partnern eingehalten werden.

Diesen Grundsatz fordern wir auch bei unseren Subunternehmern und Lieferanten ein.

Bei Verstößen hat eine weitere Beauftragung zu unterbleiben und bereits bestehende Geschäftsbeziehungen werden beendet.

2.2.4        NEIN zu Geschenken, unüblicher Bewirtung zur Geschäftsanbahnung, Bestechung und Korruption

Geldgeschenke anzunehmen oder anzubieten ist ausnahmslos verboten.

Das direkte als auch das indirekte Anbieten oder Annehmen von Vorteilen wie Einladungen, Geschenke, vergünstigte Preise, Konditionen über Markt, Darlehen, etc. sind streng verboten, wenn dadurch Geschäftstransaktionen beeinflusst werden sollen oder auch nur ein derartiger Eindruck entstehen könnte.

Ausgenommen davon sind Geschenke von geringem Wert und Bewirtungen im Rahmen geschäftsüblicher Gepflogenheiten.

Maximalgrenzen für Einladungen (Sedlak Mitarbeiter/innen laden Kunden, Freunde des Unternehmens und Projektpartner ein) pro Person:

Bewirtungen im üblichen Ausmaß sind bis zu einem Wert von max. € 100,-- zulässig. Die Bewirtungen sind pro Person bis zu diesem Schwellenwert im Quartal erlaubt.

Bei Einladungen zu Sportveranstaltungen in aktiver (als Teilnehmer zum Beispiel zu einem Gästeschirennen, Golf- oder Tennisturnier) und passiver Form (als Besucher bei einem Tennisturnier oder Fußballspiel) kann diese Wertgrenze individuell überschritten werden. Die Überschreitung liegt ggf. in den Transport-, Miet- und Organisationskosten – jedoch keinesfalls in der reinen Konsumation. Derartige Veranstaltungen stehen auch immer mit sport- oder gesundheitsfördernden Maßnahmen in Zusammenhang.

Für den Fall, dass bei unseren Kundenveranstaltungen ein Wert von € 100,- / Person überstiegen wird, ist zu beachten: Öffentliche Auftraggeber dürfen dazu nicht eingeladen werden.

Für den Fall, dass Mitarbeiter von uns zu Veranstaltungen, die nicht der Schulung bzw. Aus- und Fortbildung dienen, mit einem Wert von über € 100,- / Person eingeladen werden, ist der Vorgesetzte zu informieren und die offizielle Freigabe zur Teilnahme an der Kundenveranstaltung einzuholen.

Die Wertgrenze von € 100 / Person ist wertgesichert nach dem Verbraucherpreisindex 2023.

2.2.5        Fairer Wettbewerb

Transparenz und Fairness am Markt hat für unser Unternehmen höchste Priorität.

Eine Einschränkung des freien Wettbewerbes sowie Verstöße wettbewerbs- und kartellrechtlicher Natur sind mit unserer Unternehmungsphilosophie bzw. Kultur nicht vereinbar. 
Wir akzeptieren keine Form von Preisabsprachen, Marktaufteilungen und Informationsaustausch mit Mitbewerbern, in Bezug auf alle Ausschreibungen.

2.2.6        NEIN zu Geldwäsche

Wir sind verpflichtet, darauf zu achten, dass es keine Verstöße gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gibt.

Unter Geldwäsche versteht man das Verschleiern des illegalen Ursprungs von Erträgen aus bestimmten kriminellen Aktivitäten.

Unter Terrorismusfinanzierung versteht man das Bereitstellen von (auch legalen) Vermögenswerten zur Ausführung eines terroristischen Aktes.

Alle MitarbeiterInnen haben sich an die aktuellen Geldwäschevorschriften zu halten:

·         Grundsätzlich werden Geschäfte nur mit seriösen Geschäftspartnern abgewickelt.

·         Insbesondere die Annahme und dass in Umlauf bringen von aus Straftaten stammenden Geldern ist strengstens untersagt.

·         Besonders bei Zahlungen in bar in Höhe von über € 10.000, -- (= Wert einer Transaktion oder einer Reihe verbundener Transaktionen) ist es nötig dies umgehend an die kaufmännische Verwaltung zu melden.

2.2.7        Umwelt, Gesundheit und Arbeitssicherheit

Die Dipl. Ing. Wilhelm Sedlak GesmbH. engagiert sich aktiv für den Umweltschutz und hat sich die Ziele „motiviert, innovativ und konsequent“ gesetzt, die Umweltbelastungen, welche im Betrieb anfallen, zu minimieren, so gering als möglich zu halten bzw. zu vermeiden.

Durch regelmäßige Kontrollen der umweltrelevanten Tätigkeiten werden Probleme erkannt und es werden permanente Verbesserungen durchgeführt.

2.2.8        Meldung von Fehlverhalten

Verstöße bzw. vermutete Verstöße gegen betriebliche Regelungen oder eine andere Art von Fehlverhalten durch Mitarbeiter sind umgehend im Whistleblower-System oder dem jeweiligen Vorgesetzten oder der Compliance ManagerIn zu melden.

Eingehende Meldungen werden von den verantwortlichen Vorgesetzten sorgfältig und diskret an die Compliance ManagerIn weitergeleitet.

Unser Ziel ist es nicht mit dieser Aufforderung das innerbetriebliche Vertrauensverhältnis zwischen MitarbeiterInnen zu unterwandern, sondern vielmehr rechtzeitig reagieren zu können, wenn durch Einzelne die von uns getragene Unternehmenskultur und das Ansehen der Dipl. Ing. Wilhelm Sedlak GesmbH. GmbH gefährdet werden.

3          Subunternehmer und Lieferanten

3.1        Zweck und Geltungsbereich:

Alle Geschäftstransaktionen sind in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen durchzuführen und zu dokumentieren.

Das betrifft besonders eine korrekte Abrechnung und Rechnungslegung, sowohl bei Kunden als auch bei Lieferanten und Subunternehmern.

Wir setzen dieses korrekte und gesetzeskonforme Handeln bei allen Geschäftspartnern voraus. Die Compliance Richtlinien der Dipl. Ing. Wilhelm Sedlak GesmbH. Die Compliance Richtlinie wird allen Geschäftspartnern, Subunternehmern und Lieferanten überbunden, und verpflichten diese zur Einhaltung dieser Bestimmungen. Unsere Compliance Richtlinien finden auf die gesamte nachfolgende Tabelle im Bereich der „Maßnahmen“ Anwendung.